Tableur, logiciel du marché ou outil sur mesure : que choisir pour gérer votre PME ?
Un tableur ne coûte presque rien, un logiciel du marché se loue, un outil sur mesure se construit. Chacun a son moment. Comment savoir où en est votre PME, avec un cas réel où les options se sont posées.
Yes Conciergerie est un réseau d'une vingtaine de conciergeries. Les réservations de ses logements vivent dans un logiciel multicanal du marché, un PMS. Il fait ça très bien, et personne n'a cherché à le remplacer. Mais il ne sait rien des propriétaires à convaincre, des candidats à la franchise ni des règles propres au réseau.
Tout ça vit dans un outil construit pour le réseau, à côté du PMS. Chacun fait son travail, et personne ne recopie de l'un à l'autre.
Le réseau n'a donc pas choisi une option contre les autres. Il a mis chaque chose à sa place. C'est l'idée de ce comparatif.
| Tableur | Logiciel du marché | Outil sur mesure | |
|---|---|---|---|
| Coût de départ | Presque rien, souvent déjà payé | Un abonnement | Sur devis, prix ferme avant de commencer |
| Pour démarrer | Tout de suite | Le temps de le configurer | Le temps de le construire, fixé au devis |
| S'adapte à votre métier | Oui, à la main | Dans la limite de ses réglages | Oui, il part de votre métier |
| Qui le fait évoluer | Vous | L'éditeur | Vous, avec celui qui le construit |
| Le risque | Une seule personne sait le faire tourner | Ranger votre métier dans ses cases | Le construire trop grand, trop tôt |
Le tableur : quand il suffit, et le jour où il ne suffit plus
Un tableur est le meilleur outil pour démarrer. Il est déjà là, tout le monde sait l'ouvrir, et il prend la forme qu'on veut. Tant qu'une seule personne s'en sert et que les chiffres n'en sortent pas, il n'y a aucune raison d'en changer.
Il cesse de suffire le jour où l'une de ces phrases devient vraie chez vous :
- « Je ressaisis tout à la main. » La même information est tapée dans le tableur, puis dans un mail, puis dans un devis.
- « Mes outils ne se parlent pas. » Le tableur dit une chose, l'agenda une autre, et personne ne sait lequel croire.
- « Je pilote à l'aveugle. » Pour avoir un chiffre à jour, il faut demander à la seule personne qui sait faire tourner le fichier.
Le logiciel du marché : ce qu'il fait bien, ce qu'il vous oblige à changer
Un logiciel du marché a été pensé pour des milliers d'entreprises qui font à peu près la même chose. C'est sa force : ce qu'il fait, il le fait bien, il est maintenu, et il s'améliore sans vous. Le PMS qui tient les réservations du réseau de conciergeries en est un bon exemple.
Sa limite vient du même endroit. Il ne connaît que ce qui est commun à tous ses clients. Les règles propres à votre métier, il faut les faire entrer dans ses cases, ou les gérer à côté. Et c'est souvent à côté, dans un tableur, que tout recommence.
Chaque métier a ce genre de règle : qui reçoit une demande en premier, à qui il la confie, quand on relance. Aucun logiciel du marché ne connaît les vôtres.
L'outil sur mesure : ce qu'il coûte
Un outil sur mesure ne se chiffre pas au catalogue. Son prix dépend de ce que je construis, et je ne le sais qu'après avoir regardé comment vous travaillez. C'est pour ça que je ne donne pas de montant ici : il serait faux pour vous.
Comment je chiffre un outil sur mesure, étape par étape
Chez Atizia, avec La Forge, ça se passe en quatre temps :
- Un appel de 20 minutes : votre métier, vos outils, ce qui vous fait perdre du temps. Vous savez à la fin si un outil sur mesure vaut le coup.
- Je regarde vos process et vos fichiers, et je repère ce qui rapporte le plus à automatiser. Le prix ferme vous est donné par écrit.
- Je construis l'outil, vous le testez au fil de l'eau.
- Je le mets en ligne et je vous le fais prendre en main, vous et votre équipe.
Et si vous gardiez ce qui marche déjà ?
Je pars rarement de zéro. Souvent, ce qui manque, c'est le raccord entre les outils que vous avez déjà. Dans le réseau de conciergeries, l'outil sur mesure n'a pas remplacé le PMS : il fait le travail que le PMS ne fait pas.
Le même raisonnement vaut pour un artisan, un cabinet ou un commerce. Gardez le logiciel de caisse, de comptabilité ou de réservation qui marche. Construisez seulement ce qui manque autour.
Trois questions pour choisir
- Combien de fois par semaine recopiez-vous la même information d'un outil à l'autre ? Si la réponse est « souvent », un raccord vous fera gagner plus qu'un nouveau logiciel.
- Votre métier a-t-il des règles qu'aucun logiciel du marché ne connaît ? Si oui, elles finiront dans un tableur à côté, ou dans un outil fait pour elles.
- Qui, chez vous, est le seul à savoir faire tourner le fichier ? S'il part en vacances et que tout s'arrête, le tableur a fait son temps.
Si aucune de ces réponses ne vous gêne, gardez votre tableur. Si vos besoins sont ceux de tout le monde, prenez un logiciel du marché. Si votre métier a ses propres règles, un outil sur mesure vaut la peine d'être chiffré.
Vos questions
Combien coûte un logiciel de gestion sur mesure ?
Faut-il abandonner mes outils actuels ?
Combien de temps faut-il pour le construire ?
Le tableur, le logiciel du marché et l'outil sur mesure ne se font pas concurrence. Chacun a sa place, et le bon choix dépend de ce que votre équipe recopie, de ce que votre métier a d'unique et de qui tient les fichiers.
Ce que je regarderais avec vous en 20 minutes d'appel : les outils que vous gardez, ce que votre équipe recopie de l'un à l'autre, et s'il vaut la peine de construire le reste. D'autres outils faits pour des PME sont sur la page Réalisations.
Yohann Lascar, fondateur d'Atizia
J'ai fondé Atizia. Formé à Vatel, aux codes du luxe et à l'exigence du métier d'hôtelier, avant d'écrire du code.
Il construit lui-même les outils de gestion, les pages de vente et les vidéos des dirigeants de PME, du premier appel à la mise en ligne.
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